OA办公系统在企业中的主要作用有哪些?  

办公自动化OA系统在企业中的实施应用,变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、报表传递、文件管理、档案管理、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。其外还有以下六大作用。
 一、搭建知识管理平台:现代的核心是知识的管理,目的帮助企业发现现有和潜在的知识,并在恰当的时候将正确的知识传递出去,使企业员工在实践中学会采用最为合适的行动,避免重复错误和重复劳动。系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
 二、实现文档管理的自动化:可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档内容进行分门别类管理,按权限进行使用和共享。同时也可以把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中,供新老员工以各种形式进行学习和培训。完全可以不受时间、空间的限制。
 三、实现分布式办公:作为大型企业,部门众多、人员众多,分支机构异地办,甚至跨国,日常沟通的难度和成本都是很大的,有时还存在信息的误传。自动化办公变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。
 四、建立内部的信息通信平台:建立单位内部的邮件系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。同时在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,推进了企业文化建设,例如企业门户、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够及时了解企业的发展动态,大大增强公司的凝聚力。另外中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道,调动员工关心企业、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。
 五、增强领导监控能力:强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。
 六、推进了无纸化办公,节省企业的办公费用支出:将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。
 企业实施了所有人员不需要离开办公室,在微机上通过鼠标点击,就可使文件随来随办、随办随发、随发随收,文件收发实现 零距离 、 零时间 ,大大提高了文件上传下达效率,缩短了文件流转周期,不仅降低了机关工作人员特别是文书人员的工作强度,增加了承办部门办理时间,还有效提高了办文、办公质量和效率。

 

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