5.1  系统管理

5.1.1  操作流程

1、新用户操作流程

如果您是第一次使用本系统，请按照图5-1  所示的步骤执行操作。

图  5-1

2、老用户操作流程

如果您已经使用了本系统，并且需要进行年末结转，以便进入下一年度的处理，请

按照图 5-2  所示的流程执行操作。

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图  5-2

说明

●  老板通和网上银行年结与总账年结无先后顺序。

5.1.2  进入系统管理

【操作步骤】

1、用户选择运行系统管理模块。

2、点击【系统】菜单下的【注册】。

3、您在“操作员”处输入“Admin”，即可以系统管理员的身份注册进入系统管理。注

册成功后，可以启用主菜单【账套】和【权限】。

4、系统管理员负责整个系统的维护工作。以系统管理员身份注册进入，便可以进行账

套的管理(包括账套的建立、恢复和备份)，以及角色、用户及其权限的设置。

5、只有账套主管才能使用【年度账】菜单。

5.1.3  建立账套

5.1.3.1  建立新账套

【操作步骤】

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首先以 Admin 身份注册登录，然后选择【账套】——【建立】，进入建立新单位账

套的功能。

5.1.3.2  建立年度账

在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数

据。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账

的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成

后，由上年自动转入下年的新年度账中。

【操作步骤】

1、  用户首先要以账套主管的身份注册，选定需要进行建立新年度账套和上年的时

间，进入系统管理界面。例如：需要建立999 演示账套的 2012  新年度账，此时

就要注册 999 账套的 2011  年度账中。

2、  然后，用户在系统管理界面单击【年度账】项，系统自动弹出下级菜单，再将

鼠标移动到【建立】上，单击鼠标则进入建立年度账的功能。

3、  系统弹出建立年度账的界面，它中有两个栏目"账套"和"会计年度"，都是系统默

认，此时不能进行修改操作。如果需要调整，请点击〖放弃〗按钮操作重新注

册登录选择。您如果确认可以建立新年度账，此时点击〖确定〗按钮；如果放

弃年度账的建立可点击〖放弃〗按钮。

5.1.3.3  账套和年度账的区别

账套和年度账是有一定的区别的，具体体现在以下方面：

1、账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套然后采用年度账，一个账

套可以拥有多个年度的年度账。2、对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账

套(最多可以拥有999 个账套)。

5.1.4  修改账套

【操作步骤】

1、单击【账套】菜单中【修改】进入修改账套的功能。

2、用户以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。

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3、选择【账套】菜单中的【修改】，则进入修改账套的功能。

5.1.5  删除账套

5.1.5.1  删除账套

此功能是根据客户的要求，将所希望的账套从系统中删除。此功能可以一次将该账

套下的所有数据彻底删除。

【操作步骤】

1、  以系统管理员身份注册，进入系统管理模块。然后从"账套"菜单下级的"备份"

功能进入。

2、  此时系统弹出账套备份界面，在"账套号"处选择需要备份的账套，并选中"删除

当前输出账套"，点击"确认"进行备份。此时系统会进行备份的工作，在系统进

行备份过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示备份的路径(此处系

统只可以选择本地的磁盘路径，例如：c:\backup 下等等)。选择备份路径，点击

确认完成备份。此时系统提示："真要删除该账套吗？"，确认后系统删除该账套，

取消操作则不删除当前输出账套。

注意

●  正在使用的账套此时系统的"删除当前输出账套"是置灰不允许选中的。

●  删除完成后，系统自动将系统管理员注销。

●  账套删除和账套备份的操作基本一样，区别只是在备份选择界面选中删除操作和完成

备份后的删除确认。

5.1.5.2  年度账删除

年度账操作中的备份与账套操作中的备份的含义基本一致，所不同的是年度账操作

中的备份不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。删除当前年

度账后，其它年度账依然可以使用。

操作步骤：

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1、  以账套主管身份注册，进入系统管理模块。然后从"年度账"菜单下级的"备份"

功能进入。

2、  此时系统弹出备份年度数据界面，在"选择年度"处列示出需要备份的当前注册账

套年度账的年份(为不可修改项)，同时选中"删除当前备份年度"选项，点击"确

认"进行。此时系统会进行备份的工作，在系统进行备份过程中系统有一个进度

条，任务完成后，系统会提示备份的路径(此处系统只可以选择本地的磁盘路径)。

完成后系统请您确认是否删除当前备份的年度账，确认后完成删除操作。取消

则系统放弃删除操作。

5.1.6  恢复账套

1、账套恢复

恢复账套功能是指将系统外某账套数据恢复到本系统中。该功能的增加将有利于集

团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被恢复到母公司系统中，以便进行有关账套

数据的分析和合并工作。

系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠

标移动到【恢复】上，单击鼠标则进入恢复账套的功能，系统自动弹出恢复账套界面。

系统管理员用户在界面上选择所要恢复的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系统

备份的文件，前缀名统一为 UF2KAct。选择完以后，点击〖打开〗按钮表示确认;如想放

弃，则点击〖取消〗按钮。

2、年度账恢复

年度账的恢复操作与账套的恢复操作基本一致，不同之处在于恢复的是年度数据备

份文件（由系统引出的年度账的备份文件，前缀名统一为UF2KYer）。

系统管理员用户在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【恢复】，则进入恢复

年度账套的功能。

系统管理员在界面上选择所要恢复的年度账套数据备份文件和恢复路径，点击〖打

开〗按钮表示确认；如想放弃，则点击〖取消〗按钮。

5.1.7  备份账套

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备份账套功能是指将所选的账套数据从本系统中备份。可以使用手工备份、备份计

划两种方式。下面介绍手工备份处理：

系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠

标移动到【备份】上，单击鼠标则进入备份账套的功能。

图  5-3

选择将要进行备份的账套，如想删除源账套，则还要将“删除当前输出账套”栏目设

为选中。点击〖确定〗。此时系统会进行备份的工作，在系统进行备份过程中系统有一

个进度条，任务完成后，系统会提示备份的路径(此处系统只可以选择本地的磁盘路径，

例如：c:\backup 下等等)。选择备份路径，点击确认完成备份。

注意

●  在以上有关账套的操作中，账套的建立、恢复和备份只能由系统管理员进行，而修改

账套则只能由该账套的账套主管来进行。

5.1.8  设置备份计划

设置备份计划的作用是自动定时对设置好的账套进行输备份。设置备份计划的优势

在于设置定时备份账套功能，多个账套同时备份，在很大程度上减轻了系统管理员的工

作量，同时可以更好的对系统进行管理。

【操作步骤】

1、以系统管理员身份 Admin  进入系统管理模块。

2、在"系统"菜单下选择"设置备份计划"，弹出"备份计划设置"功能界面。

5.1.9  系统启用

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本功能用于模块的启用。要对某个模块操作必须先调用此功能。

账套管理员在系统管理界面单击【账套】项，系统自动拖出下级菜单，点击【启用】

后进入系统启用。

【操作步骤】

1、选择要启用的系统，在方框内打勾，只有账套主管有系统启用权限；

2、在启用会计期间内输入启用的年、月数据；

3、用户按〖确认〗按钮后，保存此次的启用信息，并将当前操作员写入启用人。

【系统启用的约束条件】

●  各系统的启用会计期间均必须大于等于账套的启用期间。

●  如果总账先启，购销存的启用月应大于总账的已结账月。

●  如果总账先启，工资、固定资产的启用月必须大于等于总账的未结账月。

【说明】

对于用户未购买的模块，系统提供三个月的试用期，试用期满后，用户将不能再使

用该模块，由于该模块的启用，会影响总账的月末结账的判断，这时候需要在【系统启

用】处，取消该模块的启用，这样就可以继续总账的月末结账工作。待用户购买该产品

后，可以在【系统启用】处启用该模块，继续使用。

5.1.10  输出 U6

●  提供输出符合 U6  格式的文件。

5.1.11  结转上年数据

一般情况下,企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年

末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账

中。

【操作步骤】

1、  用户首先要以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。

2、  在系统管理界面单击【年度账】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到

【结转上年数据】上，单击鼠标则进入结转上年数据的功能。

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图  5-4

【说明】

1.

2.

在结转上年数据之前，首先要建立新年度账。

建立新年度账后，您可以执行购销存、固定资产、工资系统的结转上年数据的

工作。这几个系统的结转不分先后顺序，您可以根据需要执行。

在购销存产品执行完结转上年数据后，还需要进行应收应付业务的结转。

如果您在使用总账系统时，启用了工资系统、固定资产系统、购销存、核算系

统，那么只有这些系统执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要

直接执行总账系统的结转工作即可。

3.

4.

5.

老板通、网上银行年结和总账系统的年结无先后顺序。

5.1.12  清空年度数据

有时，用户会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部

转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数

据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：基础信息;系统预置的科目报表，等等。

保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。

【操作步骤】

1、  以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。

2、  在系统管理界面单击【年度账】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到

【清空年度数据】，按界面提示进行操作。

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5.1.13  权限管理

本功能主要完成操作员的增加、删除、修改和功能权限的分配。注意，只有以系统

管理员 Admin  身份注册进入，才能设置账套主管的权限。以账套主管身份注册进入可以

分配年度账中操作员的权限。

1、增加操作员

单击【权限】下的【操作员】，可以进行操作员的增加删除操作。

2、权限

单击【权限】下的【权限】，可以设置操作员权限。首先选中某一操作员，然后点

增加，在权限选择界面双击，当授权列变蓝后，表示授予了此权限，确定即可。

5.1.14  其他系统功能

5.1.14.1   刷新

用户如果想看到最新的情况，就需要启用刷新功能来适时刷新功能列表的内容。

【操作步骤】

1、  用户注册进入系统管理界面。

2、  单击【视图】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【刷新】上，单击

鼠标即可。

5.1.14.2  上机日志

【操作步骤】

1、  用户以系统管理员身份注册进入系统管理。

2、  单击【视图】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【上机日志】，单

击鼠标，系统自动弹出以下界面（如图5-5）：

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图  5-5

【操作方法】

●  如何过滤

为了方便用户查看上机日志，系统还提供过滤功能来过滤上机日志的内容。

【操作步骤】

1）用户进入上机日志的界面（如图 5-5  所示），在菜单条中点击〖过滤〗按钮，系

统将自动弹出如下界面（如图 5-6）：

图  5-6

2）用户在界面中根据自己的需要输入过滤条件进行过滤，并将过滤后的内容显示出

来。

●  如何删除

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用户可以对上机日志的内容进行删除。删除时可以和过滤功能结合起来使用，即先

利用过滤功能将需要删除的上机日志内容过滤出来，然后在菜单条中点击〖删除〗按钮

即可。

5.1.14.3  显示当前站点

只适用于有加密狗的情况，显示当前登录的站点及模块信息，演示期内超站点的记

录不显示。

【操作步骤】

1、用户注册进入系统管理界面。

2、单击【视图】项，系统自动拖出下级菜单，再将鼠标移动到【显示当前站点】上，

单击鼠标，系统弹出显示当前站点数的界面。用户可在此进行查看和刷新。